Personvernerklæring

Generell informasjon om behandling av personopplysninger.

Øya VGS har høyt fokus på personvern og sikring av personopplysninger. Alle interne og eksterne personer som samhandler med oss, skal være trygge på at personopplysninger behandles på en sikker og riktig måte. Denne personvernerklæringen inneholder både generell informasjon om hvordan vi samler inn og bruker personopplysninger, og informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger. Den forteller også hvordan vi sikrer dine rettigheter etter reglene i personopplysningsloven. Øya VGS vedlikeholder og drifter følgende nettside: https://oya.vgs.no/ og https://oyaungdomsskole.no/

Følgende viktige begreper er i bruk i erklæringen:

Personopplysninger: Personopplysninger er opplysninger (f.eks. navn, adresse og epostadresse) og vurderinger som kan knyttes til en bestemt person.

De registrerte: De registrerte er personer som personopplysningene relaterer seg til (ansatte, brukere, kunder, kontakter osv.)

Behandling: Behandling er enhver operasjon eller rekke av operasjoner som gjøres med personopplysninger. For eksempel: innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring,

tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultering, bruk, utlevering ved overføring, spredning eller alle andre former for tilgjengeliggjøring, sammenstilling eller samkjøring, begrensning, sletting eller tilintetgjøring.

Generell informasjon om behandling av personopplysninger Loven regulerer alle former for behandling av personopplysninger. Loven stiller bl.a. strenge krav til konfidensialitet og sikkerhet ved behandling av personopplysninger. Datatilsynet fører tilsyn med loven.

Hvordan vi innhenter opplysninger.

Øya VGS innhenter informasjon fra VIGO IKS (www.vigo.no) og skolens egne søknadsskjema for å kunne saksbehandle søknad om elevplass.

Hvilke typer personopplysninger som behandles.

Øya videregående skole behandler personopplysninger om ansatte, elever og deres foresatte.

Elever: Navn, adresse, navn på foresatte og evt. hvem som har den daglige omsorgen, telefonnummer, personnummer, mailadresse, karakterer fra tidligere skoleår på vgs. grunnlag for termin-/standpunktkarakterer inneværende skoleår, fravær og evt. dokumentasjon på fravær og avgiverskole (ungdomsskolen). Øya videregående

skole oppbevarer papirer fra eksterne instanser på enkelte elever. Øya videregående

skole oppbevarer også referat fra elevsamtaler, fagsamtaler og evt. møter angående eleven. Foresatte: Navn, adresse, personnummer (ungdomsskolen), telefonnummer, evt. hvem som har den daglige omsorgen og mailadresse.

Formålet med behandlingen – Hva brukes opplysningene til.

Øya videregående skole bruker disse opplysningene for å ivareta ansattes, elevers og foresattes interesser. Personnummer brukes for å få de digitale systemene som ivaretar skole-hjemsamarbeidet til å fungere, blant annet FEIDE-pålogging for elever og MinID pålogging for foresatte.

Deling av opplysninger.

Klasselister kun med navn kan utleveres til elever ved forespørsel. Offentlige instanser kan innhente opplysninger om en elev når det er relevant, og elev og foresatte (hvis eleven er under 18 år) har gitt samtykke. De kan også innhente opplysninger om en ansatt når det er relevant og den ansatte har gitt sitt samtykke.

Hvis andre spør etter personopplysninger, skal det alltid avklares med rektor i forkant av en evt. utlevering av personopplysninger.

Ungdomsskolen: Skolen sender klasselister til rektorer og skolefagligrådgiver i kommunen og PPT der foresatte har bekreftet skoleplass. Listen inneholder elevens navn og fødselsdato + adresse og foresattes adresser.

Hvor lenge opplysningene oppbevares.

Vi oppbevarer personopplysningene kun så lenge det er nødvendig i henhold til å utfylle våre plikter eller for å oppfylle bestemte lovkrav. Referat fra elevsamtaler og fagsamtaler, samt grunnlag for termin- og standpunktkarakterer makuleres når klagefristen er gått ut. Øvrige personopplysninger om elever og foresatte blir i utgangspunktet oppbevart i 10 år. Fravær og karakterer lagres i datasystemet Iskole for både ungdomsskolen og videregående. Systemet er passordbeskyttet med to-trinns innlogging og tilgang gis etter behov/stilling.

Hvordan vi beskytter opplysningene.

Sammen med våre leverandører arbeider vi planlagt og systematisk med å ivareta informasjonssikkerhet og benytter så vel tekniske som organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte de lagrede personopplysningene mot uautorisert tilgang og bruk. I den utstrekning vi deler personopplysninger med tredjeparter stiller vi tilsvarende krav om informasjonssikkerhet til dem.

Hvilke rettigheter har den registrerte.

Den registrerte har rett til å få vite hvilke personopplysninger Øya videregående skole har om vedkommende. Den har også rett til å få korrigert og evt. slettet opplysninger som ikke er nødvendige å oppbevare.